書類の期限が食い違ったら、AIが登録を止めて確認先へつなぐ

【何に困ったか】 メールと添付書類に異なる期限があると、どちらかを選んで表に記入するだけでは誤登録につながります。今回は仮想データで、正常に登録できる情報と人の確認が必要な情報を分ける事務PoCを試しました。 【用意するもの】 ChatGPT、Google Sheets、架空のメール・添付文書、登録に必要な項目と確認担当の対応表。抽出対象は案件ID、顧客名、書類種別、期限、対応分類です。登録先とは別に確認待ちを記録する場所を用意します。 【AIへの入力】 以下は公開用に作った架空の例です。 「メール：案件DEMO-A、顧客は架空企業A、回答期限は受領から10日後。添付通知：同じ案件の回答期限は受領から7日後。 両資料から案件ID・顧客名・書類種別・期限・対応分類を抽出し、各値の出典を示してください。必須項目が欠ける、案件候補が複数ある、期限が一致しない場合は推測で補わず登録を止めてください。通常登録用と確認待ち用を分け、確認待ちには矛盾、確認先、次の行動を記してください。正式期限や法的判断を独自に決めないでください。」 【具体的な手順】 1. 必須項目と停止条件を先に決める。 2. メールと文書を別々に読み取り、値と出典を対応させる。 3. 欠落・複数候補・期限矛盾を照合し、条件を満たす行だけを通常登録する。 4. 問題のある行は確認待ちへ分離し、何が不明かと誰に聞くかを残す。 5. 人が回答と根拠を確認してから再開する設計にする。今回、正式期限の確定と再開は未確認です。 実験では、メールと添付通知の期限不一致を検知し、AIの判断をUNKNOWNとして停止。知財事務担当または担当弁理士に正式期限を確認し、必要に応じて差出人へ問い合わせる方針を選びました。案件IDが足りない場合も専門担当へ戻し、継続・取下げなどの戦略判断は人に残しました。 【できた成果物】 正常登録の行と確認待ちの記録。確認待ちには「食い違う情報」「確認担当」「次の行動」を残し、未確定の期限を正式値として混ぜません。 【確認できた結果】 仮想3件の実演では2件を登録し、期限が食い違う1件を停止しました。確認できたのは矛盾による停止と確認先・次の行動の決定までです。架空の検証件数を実顧客件数として扱いません。 【限界・注意点】 本番導入や法的判断の自動化を検証したものではありません。正式期限の確定、処理再開、実務全体の安全性は未確認です。実案件へ適用する前には、データの取扱い、担当者、登録権限と確認手順を別途設計する必要があります。AIが出した期限を根拠なく採用しないでください。 【公開参考リンク】 仮想データPoCの公開投稿は、下の「関連URL」から確認できます。